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Cómo cambiar de contador sin perder información
Cambiar de contador no es el riesgo. El riesgo es cambiar sin saber qué se llevó el anterior y qué quedó pendiente.
Respuesta corta
Para cambiar de contador en Panamá sin perder información, pida al anterior los registros contables, los estados financieros, las declaraciones presentadas ante la DGI con su constancia, los accesos a las plataformas del Estado y una lista de pendientes. Después cambie las claves, haga el cambio lejos de un vencimiento y pida al nuevo contador una revisión inicial.
Lo esencial
- Los registros contables, las declaraciones y los comprobantes pertenecen a su empresa, no al despacho que los llevaba.
- Además de los documentos, pida por escrito una lista de lo que quedó pendiente.
- Al recibir los accesos a las plataformas del Estado, cambie las contraseñas para que queden en manos de la empresa.
- El mejor momento para cambiar es justo después de un cierre y lejos de un vencimiento.
- El nuevo contador debe revisar lo recibido antes de continuar, para no heredar errores sin saberlo.
Los documentos son de su empresa
Es lo primero que conviene tener claro, y a veces lo que más cuesta decir en voz alta. Los registros contables, las declaraciones presentadas y los comprobantes pertenecen a la empresa, no al despacho que los llevaba.
Pedirlos no es una ofensa ni una desconfianza. Es parte normal de cualquier cambio.
Qué pedir
Los registros contables al día de la última entrega, los estados financieros más recientes, copia de las declaraciones presentadas con su constancia, los accesos a las plataformas del Estado que se usaban a nombre de la empresa y la documentación de planilla si la llevaba el mismo despacho.
Pida también una lista de lo que quedó pendiente. Esa lista, aunque sea corta, es la que evita sorpresas.
Cambie las claves de acceso de la empresa
Una vez recibidos los accesos, cambie las contraseñas y deje que las tenga la empresa. No es por pensar mal de nadie: es que las claves de su empresa no deberían estar en manos de alguien que ya no trabaja para usted.
Elija bien el momento
El mejor momento es justo después de un cierre y lejos de un vencimiento. Cambiar la semana antes de una declaración obliga al nuevo contador a presentar algo que todavía no conoce.
Si el cambio es urgente, se puede hacer en cualquier momento; solo hay que ordenar primero lo que vence antes.
Que el nuevo revise antes de continuar
Un contador que recibe una contabilidad y sigue adelante sin revisarla hereda cualquier error sin saberlo. Lo sensato es un repaso inicial de lo recibido: qué está completo, qué falta y qué hay que corregir.
Si está pensando en cambiar, escríbanos por WhatsApp. Le decimos qué necesitamos recibir y cómo lo hacemos para que no se pierda nada por el camino.
Preguntas frecuentes
¿Mi contador anterior está obligado a entregarme la contabilidad?
Los registros contables, las declaraciones y los comprobantes son de su empresa, así que tiene derecho a pedirlos. Hacerlo es parte normal de cualquier cambio, no una muestra de desconfianza.
¿Qué pasa con las claves de la DGI y la CSS al cambiar de contador?
Una vez que las reciba, cámbielas y guárdelas en la empresa. Las claves de su empresa no deberían quedar en manos de alguien que ya no trabaja para usted.
¿Cuándo es mejor cambiar de contador?
Justo después de un cierre y lejos de un vencimiento. Si el cambio es urgente se puede hacer en cualquier momento, ordenando primero lo que vence antes.
¿Qué debe revisar el nuevo contador al recibir la contabilidad?
Qué está completo, qué falta y qué hay que corregir en lo recibido, antes de seguir registrando. Así no hereda errores sin saberlo.
¿Le pasa esto en su empresa?
La primera consulta no cuesta nada y se resuelve por WhatsApp. Si resulta que no necesita nada, también se lo decimos.
Contenido informativo de KL Contable, firma de Contador Público Autorizado en Ciudad de Panamá. No sustituye una consulta sobre su caso: la normativa cambia y cada empresa es distinta.
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