Contabilidad en Panamá para extranjeros

Constituir una sociedad en Panamá es rápido, y eso hace que mucha gente la abra desde fuera pensando que el trabajo terminó ahí. En realidad es cuando empieza: desde ese día, la sociedad tiene un estatus que mantener ante el Estado panameño.

Esas obligaciones no se detienen porque usted viva en Madrid, en Caracas o en Miami. Tampoco le llegan avisos a su casa. Corren en silencio y aparecen el día que necesita usar la sociedad para algo.

Esta guía es para ese perfil: extranjeros con empresa o sociedad en Panamá, vivan aquí o no. Lo que sigue es lo que conviene saber para que la empresa esté al día sin que usted tenga que estar pendiente de cada fecha.

Hay una que casi todas comparten: la tasa única anual, que se debe mientras la sociedad exista, opere o no. Si no se paga, se acumula con recargos.

Luego están las declaraciones ante la Dirección General de Ingresos (DGI), que es la autoridad de impuestos en Panamá. Cuáles le tocan y con qué frecuencia depende de lo que hace la sociedad: si factura, si tiene empleados, si solo tiene bienes o cuentas. No le vamos a dar una lista cerrada, porque la lista correcta es la de su caso.

Lo que sí es general: una sociedad inactiva no está libre de obligaciones, y una declaración que se deja sin presentar sigue ahí años después, esperando. Cuando llega el día de pedir un paz y salvo, el sistema no lo emite hasta que se resuelve.

Si la sociedad vende o presta servicios en Panamá, se suman las obligaciones de cualquier negocio local. La primera es el aviso de operación, el registro ante el Ministerio de Comercio e Industrias (MICI) que le permite ejercer la actividad, y que se tramita por Panamá Emprende.

Después vienen el ITBMS, que es el impuesto panameño sobre las ventas de bienes y servicios, y los impuestos municipales del municipio donde opera. Si le toca declarar ITBMS y cada cuánto depende de su actividad y de lo que facture, así que conviene revisarlo antes de empezar a vender.

Y si contrata personal, entra la Caja de Seguro Social (CSS). Hoy la empresa paga una cuota patronal del 13.25 % del salario, que sube al 14.25 % desde marzo de 2027 y al 15.25 % desde marzo de 2029, según la Ley 462 de 18 de marzo de 2025. Al trabajador se le descuenta aparte el 9.75 %.

Es la pregunta que más nos hacen los dueños extranjeros. Panamá grava, en general, la renta de fuente panameña, y eso lleva a mucha gente a concluir que su sociedad, como no opera aquí, no tiene nada que hacer. Es una conclusión arriesgada.

Primero, porque las obligaciones que vienen de existir —como la tasa única— se deben igual. Segundo, porque si una actividad concreta se considera de fuente panameña o no depende de cómo y desde dónde se realiza, y no siempre es tan obvio como parece.

Y tercero, porque su país de residencia puede tener sus propias reglas sobre las empresas que usted tiene en el extranjero. Esa parte la tiene que ver con un asesor de allí; nosotros le ayudamos con la parte panameña y con los papeles que ese asesor le pida.

Si no tiene claro en qué situación está su sociedad, escríbanos por WhatsApp con lo que hace y dónde, y le decimos qué le corresponde aquí.

Buena parte de la gestión panameña ya se hace en línea, pero no toda. Todavía hay documentos que se recogen en ventanilla, certificaciones que se piden en persona y diligencias en el Registro Público o en el municipio con horarios concretos.

Para quien vive fuera, esto es lo que convierte un trámite de pocos días en uno de meses. No porque sea difícil, sino porque nadie va.

Nosotros hacemos esas diligencias aquí: paz y salvos, aviso de operación, trámites en Panamá Emprende y en el Registro Público. Le avisamos de cada paso por WhatsApp y le mandamos el comprobante cuando lo hay. Si algo exige su firma, su presencia o un poder, se lo decimos antes de empezar, no a mitad del trámite.

Es una confusión muy frecuente entre dueños extranjeros. Toda sociedad anónima panameña tiene un agente residente, que es un abogado o una firma de abogados. Esa figura es distinta del contador y no la sustituye.

El contador es quien lleva los registros contables, prepara los estados financieros y presenta las declaraciones ante la DGI. El abogado o agente residente se ocupa de la parte legal de la sociedad: su constitución, sus reformas, su disolución.

Lo que funciona mejor es que ambos se conozcan y se pasen la información. Cuando cada uno trabaja por su lado y el dueño está fuera, lo que cae entre las dos sillas no lo recoge nadie.

Muchos extranjeros usan la sociedad panameña junto con otras empresas suyas en otros países: una factura a la otra, una le presta dinero a la otra, una paga servicios de administración. Eso son operaciones entre partes relacionadas.

En Panamá, las reglas de precios de transferencia pueden aplicarle si su empresa opera con otra del mismo dueño o grupo. Lo que activa la obligación es con quién opera, no cuánto factura. Quién queda obligado exactamente lo fija la norma, y se confirma revisando sus operaciones concretas.

Si está en este caso, conviene revisarlo pronto, porque es de las obligaciones que más se pasan por alto cuando el dueño no está en el país.

La distancia no es el problema. El problema es la falta de un canal claro. Lo que le proponemos es sencillo: un interlocutor fijo, WhatsApp y correo en su horario, y constancia escrita de cada cosa que se presenta.

Usted nos envía los documentos de forma digital y nosotros le avisamos antes de cada vencimiento, no después. Cada declaración presentada le llega con su comprobante, para que tenga su archivo aunque no esté aquí.

Antes de empezar le decimos qué obligaciones va a tener su sociedad y cuánto le costará mantenerla al día durante un año. Así no aparecen costos nuevos cada trimestre. Escríbanos por WhatsApp y lo vemos para su caso.