Qué le pide un contador a su sistema de facturación

Cada factura necesita su número, y los números tienen que seguir en orden, sin saltos ni repetidos. Cuando falta la 0152 o la 0153 aparece dos veces, su contador tiene que averiguar qué pasó con cada una antes de poder cerrar el mes.

Una factura con error no se borra, y su número no se vuelve a usar. Se anula dejando el motivo, o se corrige con otro documento, y el número original queda a la vista. Antes de elegir un sistema, pregunte qué pasa cuando se anula una factura. Si la respuesta es «desaparece», ese sistema le va a dar problemas.

Su contador necesita ver en cada factura el subtotal, el impuesto y el total por separado. Si el sistema solo guarda el total con el impuesto adentro, hay que recalcularlo a mano, y de ahí salen las diferencias de centavos que después no cuadran con la declaración.

Conviene que el impuesto se calcule en cada línea y no solo al final, porque no todo lo que usted vende lleva la misma tarifa, y hay bienes y servicios exentos. Una factura que mezcla algo gravado con algo exento solo se declara bien si el sistema distingue uno de otro.

Una factura a nombre de «cliente varios», o con el RUC incompleto, le sirve poco a la empresa que la recibe, porque sin sus datos le cuesta sustentar ese gasto. El sistema debería guardar de cada cliente el nombre o la razón social y el RUC con su dígito verificador (DV), y llenarlos por usted en cada factura.

Guardarlos una sola vez evita el error más común: escribir el RUC de memoria y equivocarse en un dígito.

Al cierre, su contador cuadra lo que entró al banco con lo que usted facturó. Si un depósito no dice a qué factura corresponde, alguien tiene que averiguarlo, y mientras tanto esa factura sigue apareciendo como pendiente.

Por eso cada cobro, completo o en abonos, debería quedar anotado en su factura con la fecha, la forma de pago y la referencia de la transferencia o del recibo. Así el saldo de cada factura sale de lo que de verdad se cobró, y lo que le deben a fin de mes se lee sin hacer cuentas.

Vender y cobrar son dos hechos distintos. En la contabilidad, la venta cuenta en el mes en que se factura, aunque el cliente pague después. Un buen sistema le muestra las dos cosas por separado, lo facturado y lo cobrado, mes a mes.

Copiar facturas de un PDF a una hoja de cálculo es donde más errores se cuelan. Lo que su contador necesita es descargar las facturas, los cobros y los clientes en un archivo de Excel o CSV, con la fecha de cada documento, para filtrar el mes que va a cerrar.

Mejor todavía si el sistema le da a su contador un acceso propio de solo lectura. Así su contador ve lo que necesita cuando lo necesita, usted no comparte su contraseña ni manda capturas de pantalla, y nadie cambia nada por error.

Esta es la pregunta que más confusión causa. En Panamá, la factura que cuenta ante la DGI es la factura electrónica, que se emite por medio de un PAC o del Facturador Gratuito de la propia DGI, o la que sale de una impresora fiscal para quien todavía la usa. Muchos sistemas de facturación y cobros emiten documentos comerciales muy completos que no son facturas fiscales.

Eso no es un problema si se sabe desde el principio. La fiscal se emite con el PAC o con el Facturador Gratuito, y el otro sistema lleva las cotizaciones, los cobros y lo que le deben. Lo importante es que las dos cuadren: el mismo cliente, los mismos montos y el mismo ITBMS.

Antes de elegir, pregunte sin rodeos: «¿Lo que emite su sistema es la factura electrónica fiscal, o tengo que emitirla aparte?».

No hay un sistema correcto para todas las empresas. Depende de cuánto factura, de si le pagan en abonos y de si lleva una o varias empresas. Estas son las opciones más comunes en Panamá.

Una hoja de cálculo. Sirve al principio y no cuesta nada, pero nada le impide saltarse un número, repetirlo o borrar un cobro, y no es una factura fiscal.

El Facturador Gratuito de la DGI. Emite la factura electrónica fiscal sin costo y está pensado para quien emite pocos documentos. Su trabajo es emitir: el control de quién le debe y cuánto hay que llevarlo aparte.

La plataforma de un PAC. Emite la factura electrónica fiscal. Algunas incluyen cuentas por cobrar y reportes, y otras solo emiten; pregunte qué puede descargar su contador.

Un sistema contable con módulo de facturación. Junta la facturación y la contabilidad, lo que ahorra pasos, pero suele costar más y pide más tiempo para aprenderlo.

Un sistema de facturación y cobros. Lleva cotizaciones, facturas, abonos y lo vencido, a veces de varias empresas a la vez. Si no emite la factura fiscal, se usa junto con un PAC o con el Facturador Gratuito.

Pídale a su contador que vea una factura de prueba y el archivo que exporta el sistema antes de pagar la primera mensualidad. Con eso sabrá si le sirve o si le va a costar horas en cada cierre.

Si cambia a mitad de año, cierre primero el mes en el sistema anterior y empiece el nuevo con una numeración que no se cruce con la anterior.

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